office365で場所や端末にとらわれない、メール送受信環境を実現


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[お客様] 知立市の製造業 営業担当のIさま

[相談内容]
・現在メールの確認のために逐一会社に戻っているのですが、office365のメールを使えば、
 出先で持ち歩くパソコンや、スマートフォンでも同じ環境でメールの確認や返信が出来るんですか?

[回答]
その通りです。

これまで多くの企業様でご利用になられていた、従来からあるPOP方式のメールの運用の場合、
パソコン毎に、各個人のメールアカウントや、接続する送受信サーバーの設定をして運用が多かったです。

この方式での動作イメージですと、
各パソコン(やタブレット・スマホ)から、メールサーバーにデータを”取りに行く”というイメージで、
新しいメールがあればその端末にダウンロードしてきたり、送るメールがあればその逆のルートで送る。
という感じで動いていました。

このため、特別な設定をしない限りは、端末毎に送受信の履歴が残るので、
送信メールについては送信した端末でないと確認できず、受信したメールも端末毎に異なるという事が起きます。

単純に受信だけが出来ればいいという考えであれば、転送設定をしておけば使えるのですが、
端末毎に未既読メールの確認をしたり、重要メールや迷惑メールのフォルダ分けをしていたのではロスが多くなります。
メールを整理するだけで貴重な時間を消費してしまいうのでは、業務効率がかなり悪くなってしまいます。

上記に代わって、office365で用いられるExchange Onlineを運用する方式になりますと、
サーバー上にあるメールを各端末から”見に行く”という動作になり、
端末にダウンロードしてくるのではないため、どの端末からメールを開いても受信したメール、開封済みのメール、
さらには削除したメールもすべて同期されている状態になります。

もちろん送信トレイや、送信済みアイテムもサーバー上にあるため、送信メールはどの端末からでも確認が可能になります。

一度、実際の動きをご覧いただくのが一番イメージしやすいので、もしよろしければご来店いただいて、デモを交えたご説明も承ります。

投稿者プロフィール

PCワールド 五十嵐
PCワールド 五十嵐
『ツッコミ』侍 五十嵐 宏規(いがらし ひろき)
ひとつの事に対しツッコミを入れるのがクセ。これで幾度も難問を解決してきました。
資 格:二級パソコン整備士、情報処理検定2級、簿記検定2級
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