社員の在籍状況が分らず、社内放送(スピーカー)や内線などを使って都度確認 していませんか?


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一人二人のちょっとした事務所であれば、相手がどこにいるか気にすることはありませんが、
今回は、数十人規模、工場と事務所など複数の場所に社員がいる法人様でよくあるお話です。

例えば、業務上ちょっと確認したいことがあるときにその社員がどこにいるか分らず、
社内放送や内線を使って呼び出したのに返事がないから外出中なのかと思ったら、
実はトイレでちょっと席を外していただけだったり、別の電話応対中だった。
なんてことはございませんか?

ちょっとしたことのようにも思えますが社員の在籍確認が速やかにできないというのは、
意外と業務効率を下げる大きな要因となっていることが多いというのが現実です。

「そんなの、ちょっと声かけて確認するくらい10秒や20秒のことじゃないの?」
と思ったあなた!
たった10秒だったとしても、その確認は1日に何回発生していますか?
1か月や、1年で換算すると結構な時間を割いていることになっていませんか?

業務効率向上を考える経営者さまなら、業務の妨げになるような”無駄な時間”は可能な限り減らしたいはずですよね。

例えば1日で3回の確認x10秒 x20日 x12か月
 = 1年で換算すると、少なく見積もっても40分もの時間が無駄になっています。

その40分で何件の受注対応ができましたか?
その40分でどれだけの利益を失いました(機会損失が発生しました)か?

そう考えると、非常にもったいないお話ですよね。

そんな時に有効に使えるのが、office365 Businessシリーズでご利用が可能な、
「Skype for Buisness」の在籍状況です。
社内のご利用いただいているユーザーの一覧表示の中に、赤、青、黄色の3色のマークが現れますので、
そのユーザーが連絡可能な状況なのかを、直観的かつスムーズに確認することが出来ます。

この機能は、office365のExchangeOnline(メールソフトのoutlook)や、社内の共有データとも連携しているので、
メールを送信してきた相手社員、ファイルをアップした社員が現在連絡可能なのかが一目で確認できます。

この機能の素晴らしさを知った、とある中小企業の社長様は、
在籍確認の為だけに「office365」をご契約されたらしいです。

その他の機能、メールや情報共有、予定表などを全く使う予定が無かったそうですが、
月額たったの540円で社員の在籍確認が簡単にできるなら、無駄がものすごくカット出来るし、
そのカット出来た時間で540円の数十倍の利益を生み出せるとのことでした。

その他、office365について気になる方は、PCワールド刈谷店の店頭にてご相談を承っていますので、お気軽にご相談ください。

投稿者プロフィール

PCワールド 五十嵐
PCワールド 五十嵐
『ツッコミ』侍 五十嵐 宏規(いがらし ひろき)
ひとつの事に対しツッコミを入れるのがクセ。これで幾度も難問を解決してきました。
資 格:二級パソコン整備士、情報処理検定2級、簿記検定2級
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