会社のデータの保存方法

会社のデータの保存パターン

①各パソコンの中に保存している

×デメリット
・データが一か所にまとまっていないため、同じファイルでも、各パソコンで、編集してある状態がバラバラになる。
・データの受け渡しが大変。
・故障もあるためバックアップも考えておかないといけない。
・パソコンを買い替えた時のデータ移行がパソコンごとに必要で大変。

 

②USBフラッシュメモリ、USB外付けハードディスクを使う

×デメリット
・複数のパソコンから同時にデータをみることができない。
他の人のパソコンでデータを使う時は、自分のパソコンから外して、付けたりしないといけない。
・故障もあるためバックアップも考えておかないといけない。

 

③ウィンドウズの標準機能の「共有フォルダ」機能の利用

会社内のネットワーク例

ピンクのパソコンに、共有フォルダを作った場合

〇メリット
会社内のネットワークができていれば、何かを追加で買う必要はなく、利用できる。

×デメリット
・パソコン1台ずつに設定が必要。
・利用できるように設定して、使えていても、いろいろな原因で、他のパソコンにアクセスできなくなることがある。また、その解決が難しかったり、解決できなかったりする。
(原因の例 ウィンドウズのアップデート、パソコンの追加、入れ替え、など)
・データが保存してあるパソコンが起動不能となると、データにアクセスできなくなるため、バックアップも考えておかないといけない。
・パソコンを買い替えた時のデータ移行と再設定が大変。

 

③NAS(ネットワーク接続型)のハードディスクを使う

〇メリット
・導入に必要な設定は、②の「共有フォルダ」機能を使う時よりは少ない。
(NASメーカーによっては、ツールなども用意してある。)
・NASの種類によっては、中にディスクを2台以上搭載して、自動同期をとり、1台ディスクが壊れても、残った1台から復旧できるといった機能を持ったものもある。

×デメリット
・どちらかというと会社内でのデータ共有用で、外出先からのアクセスにはネットワークの設定が別途必要。
(最近は、簡単にできる機能を持ったNASも多くなっていますが。)
・NASが故障した場合、データにアクセスできなくなるため、NASの中のデータのバックアップも考えておかないといけない。
(NASの機能で、定期的に別のディスクへバックアップを取る設定もある)
・NASも何年ごとかの定期的な入れ替えが理想。(その際はデータの移し替えが必要)

 

④インターネット上のデータ保存場所 クラウド

〇メリット
・実際には、データは外部に保管してある形になるが、あたかも、パソコン内に保存している様な感覚で使える。
・インターネットにつながっていれば、外出先のパソコンやスマホからでもデータにアクセス可能。
・外出先からでも、事務所からクラウドに保存をしてもらえれば、メールの添付では送れないサイズのデータのやり取りも可能。
・データはクラウドに保管してあるため、NASやその他のハードウェアの様な、何年ごとかの定期的な入れ替えが必要ない。(事務所内に機器を置くことがない)
・パソコンを買い替えても、クラウドにログインし直せば、データはクラウド上あるので、データ移行の手間は少ない

×デメリット
・毎月または、毎年の定期コストがかかる。
マイクロソフトOffice365だとプランにより、1ユーザー¥540~¥1360/月

投稿者プロフィール

PCワールド 城戸
PCワールド 城戸
『必殺仕事人』侍 城戸 達哉(きど たつや) お客様の要望に合った、最適で実用的な提案を心がけています!
資 格:二級パソコン整備士、MCA Platform、Security
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